配送清单和验收凭证交接
苗木送达后，第一步是交接配送清单和验收凭证。配送清单上会列明本次配送的苗木品种、规格（如高度、冠幅）、数量以及对应的单价和总价。客户现场核对清单与实际到货是否一致，确认无误后在验收凭证上签字。验收凭证一式两份，客户留存一份作为签收依据，我方存档一份用于后续服务和补货核对。如果发现苗木有损伤、枯黄或数量不符，应在验收凭证上注明异常情况，并拍照留存，以便后续协调处理。
验收凭证不仅是交付完成的证明，也是后续质量追溯和补货申请的重要依据。例如，物业公司接收桂花树时，签收的验收凭证上记录了树木的高度、冠幅和健康状况。如果栽植后出现生长问题，可凭此凭证联系我方进行补货或技术指导。因此，建议客户妥善保管验收凭证，与配送清单一起归档，形成完整的交付记录。
栽植指导记录和费用明细
交付时还会提供栽植指导记录和费用明细。栽植指导记录包含苗木的栽植深度、浇水频率、施肥建议、修剪要点以及病虫害防治注意事项。这些指导内容根据苗木品种和当地气候条件定制，帮助客户提高成活率。费用明细则列出苗木单价、配送费以及可能产生的指导费（如现场技术支持），确保费用透明。客户可对照报价单核对实际费用，如有疑问及时沟通调整。
栽植指导记录和费用明细共同构成后续养护和财务对账的依据。客户可按指导记录安排栽植和日常养护，减少因操作不当导致的损失。同时，费用明细可用于内部报销或预算核对，避免后续纠纷。建议客户将指导记录与验收凭证放在一起，形成从交付到养护的完整文件组，方便随时查阅。
补货确认函和后续维护记录
如果后续需要补货，补货确认函是重要的凭证。补货确认函会写明补货的苗木品种、规格、数量、补货原因（如初次配送量不足或苗木死亡）以及补货费用（免费或按单价计费）。客户确认补货内容后签字，我方凭此安排配送。补货完成后，新的验收凭证应与原交付记录合并存档，形成完整的采购档案。
补货确认函还记录了补货的周期和后续维护安排。例如，某次补货后，客户可按指导记录加强养护，并定期观察苗木恢复情况。如果补货涉及费用，费用明细也会更新。建议客户在补货完成后，将补货确认函、新验收凭证和原交付记录整理在一起，便于后续对账和复查。同时，可建立苗木养护记录，记录浇水、施肥、修剪等操作，为下一次采购或补货提供参考。
异常记录用于复查
交付过程中如果出现配送延迟、苗木问题或数量差异，异常记录用于协调和复查。异常记录可以是在验收凭证上的备注、单独的异常报告或双方的沟通记录（如微信、邮件）。记录中应包含异常描述、发生时间、涉及苗木品种和数量、以及处理方案（如补发、折扣或退款）。这些记录有助于快速解决问题，并作为后续服务改进的依据。
建议客户在每次交付后，将异常记录与其他凭证一起归档。例如，如果配送延迟导致栽植计划推迟，异常记录中应注明延迟原因和新配送时间。我方也会保留异常记录，用于优化配送流程和补货响应。通过完整的异常记录，双方可以清晰追溯问题根源，避免类似情况再次发生，同时保障客户权益。